Quà Tặng Doanh Nghiệp luôn đặt sự chuyên nghiệp và minh bạch lên hàng đầu trong quá trình hợp tác với các tổ chức, công ty. Chính sách khách hàng B2B của chúng tôi được xây dựng nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi của đối tác từ khâu đặt hàng đến khi nhận sản phẩm hoàn thiện. Quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm với hệ thống chứng từ pháp lý đầy đủ, quy trình giao hàng an toàn và cam kết bảo hành bản in chuẩn xác. Các quy định này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc cho bộ phận Mua hàng và Nhân sự, đảm bảo mọi dự án quà tặng diễn ra thuận lợi.
1. Chính Sách Kế Toán & Xuất Hóa Đơn VAT
Quà Tặng Doanh Nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của tính hợp lệ trong các chứng từ pháp lý đối với bộ phận Kế toán và Mua hàng. Vì vậy, hệ thống kế toán của chúng tôi luôn vận hành theo đúng quy định hiện hành để cung cấp chứng từ chuẩn xác nhất. Điều này mang lại sự an tâm tuyệt đối cho quý đối tác khi giải ngân và đối soát ngân sách nội bộ.
Quy định xuất hóa đơn điện tử
Nhằm đảm bảo tính minh bạch tài chính cho mọi giao dịch, Quà Tặng Doanh Nghiệp thiết lập quy định xuất hóa đơn điện tử chặt chẽ và chuyên nghiệp. Quá trình phát hành chứng từ được thực hiện dựa trên các cam kết rõ ràng và sự phối hợp cung cấp thông tin từ phía khách hàng:
- Cam kết chứng từ hợp lệ: 100% đơn hàng B2B đều được xuất hóa đơn VAT điện tử đầy đủ, tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
- Quy định về thuế suất: Mức thuế VAT áp dụng sẽ là 8% hoặc 10%, được xác định minh bạch tùy thuộc vào từng nhóm ngành hàng quà tặng cụ thể trong đơn hàng.
- Thông tin cần cung cấp: Để nhận hóa đơn nhanh chóng, quý đối tác chỉ cần gửi chính xác 3 thông tin cơ bản bao gồm: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế (MST) và Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Thời điểm phát hành hóa đơn & Chứng từ đi kèm
Thời gian phát hành hóa đơn được quy định rõ ràng nhằm hỗ trợ tiến độ thanh toán của doanh nghiệp. Chúng tôi luôn đính kèm đầy đủ các văn bản liên quan để hoàn thiện hồ sơ kế toán của bạn.
- Thời gian xuất: Hóa đơn được phát hành sau khi khách hàng ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa (thường trong vòng 24h – 48h làm việc).
- Bộ chứng từ thanh toán đi kèm bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận, Đề nghị thanh toán và Phiếu xuất kho.
Quy trình xử lý sai sót hóa đơn
Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành có phát sinh sai lệch thông tin, Quà Tặng Doanh Nghiệp cam kết hỗ trợ khắc phục sự cố một cách nhanh gọn và chuẩn xác. Để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của quý đối tác, quy trình xử lý sẽ được bộ phận kế toán trực tiếp thực hiện theo trình tự sau:
- Tiếp nhận thông tin: Ngay khi phát hiện điểm sai sót, khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với chuyên viên phụ trách dự án hoặc bộ phận kế toán để thông báo chi tiết lỗi cần chỉnh sửa.
- Xử lý và cấp lại chứng từ: Dựa trên mức độ sai lệch thông tin, chúng tôi sẽ nhanh chóng lập biên bản điều chỉnh, hoặc tiến hành hủy và xuất lại hóa đơn mới hợp lệ theo đúng quy định hiện hành của Tổng cục Thuế.
2. Chính Sách Vận Chuyển & Giao Nhận Toàn Quốc
Năng lực cung ứng vận chuyển đóng vai trò then chốt trong việc hoàn thành các dự án B2B đúng tiến độ. Đặc biệt với các đơn hàng số lượng lớn hoặc sản phẩm dễ vỡ như gốm sứ cao cấp, Quà Tặng Doanh Nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn an toàn khắt khe nhất. Quy trình giao nhận được tối ưu để đưa sản phẩm đến tay khách hàng nguyên vẹn và nhanh chóng.
Tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa B2B an toàn
Khâu đóng gói tại Quà Tặng Doanh Nghiệp được thực hiện bài bản nhằm triệt tiêu tối đa các rủi ro nứt vỡ hay móp méo trong quá trình di chuyển. Mỗi lô hàng đều được chúng tôi áp dụng quy chuẩn bảo vệ đa lớp theo một trình tự khoa học, giúp duy trì độ hoàn hảo của các sản phẩm cao cấp khi đến tay đối tác:
- Bảo vệ lớp trong cùng: Mỗi sản phẩm đều được bọc màng chống sốc cẩn thận, sau đó mới được đặt an toàn vào bên trong hộp quà tặng để giảm thiểu tối đa lực tác động trực tiếp lên bề mặt.
- Sắp xếp và chống xê dịch: Các hộp quà tặng sẽ được xếp ngay ngắn vào thùng carton (thường là loại 5 lớp cứng cáp); đồng thời, chúng tôi tiến hành chèn thêm giấy cố định để lấp đầy các khoảng trống trong thùng nhằm chống xê dịch khi xe vận chuyển rung lắc.
- Niêm phong an toàn: Ở bước cuối cùng, lớp ngoài của thùng carton chứa hàng sẽ được đóng kín và niêm phong bằng băng keo chắc chắn, đảm bảo lô hàng được bảo vệ nguyên vẹn tuyệt đối cho đến khi bàn giao.
Phương thức & Thời gian giao hàng
Chúng tôi xây dựng mạng lưới vận chuyển linh hoạt để đáp ứng đa dạng nhu cầu giao hàng trên toàn quốc. Đối với các hệ thống doanh nghiệp lớn, dịch vụ vận chuyển có thể được tinh chỉnh để phù hợp với từng địa điểm nhận hàng.
- Khu vực nội thành (Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM): Đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng, áp dụng các điều kiện miễn phí vận chuyển theo hợp đồng.
- Khu vực tỉnh/Toàn quốc: Thời gian dự kiến rõ ràng, hợp tác với các đối tác vận chuyển chuyên dụng có kinh nghiệm xử lý hàng lô lớn.
Tính năng đặc biệt: Hỗ trợ chia đơn giao đến nhiều chi nhánh hoặc văn phòng khác nhau của doanh nghiệp.
Quy trình đồng kiểm & Ký nhận hàng hóa
Việc đồng kiểm tại thời điểm giao nhận là quyền lợi cốt lõi và là cơ sở để Quà Tặng Doanh Nghiệp cùng quý đối tác xác nhận chất lượng dịch vụ một cách khách quan nhất. Quy trình này được xây dựng nhằm đảm bảo tính minh bạch, giúp hai bên dễ dàng kiểm soát tình trạng thực tế của lô hàng và ngăn ngừa tối đa các khiếu nại không đáng có về sau:
- Bước 1: Tiến hành kiểm tra thực tế: Ngay khi nhận bàn giao, đại diện của doanh nghiệp sẽ cùng nhân viên giao hàng tiến hành kiểm đếm chính xác số lượng sản phẩm, đồng thời kiểm tra kỹ tình trạng ngoại quan vỏ hộp để đảm bảo không có dấu hiệu hư hỏng hay móp méo do vận chuyển.
- Bước 2: Ký xác nhận biên bản: Sau khi quá trình đồng kiểm hoàn tất và xác nhận lô hàng đạt đầy đủ tiêu chuẩn như thỏa thuận, đại diện doanh nghiệp sẽ thực hiện ký xác nhận vào Biên bản bàn giao để làm căn cứ hoàn thiện thủ tục nghiệm thu hợp đồng.
3. Chính Sách Bảo Hành & Tiêu Chuẩn Nghiệm Thu In Ấn
Uy tín của Quà Tặng Doanh Nghiệp được khẳng định qua cam kết trách nhiệm tuyệt đối với từng sản phẩm đã in ấn logo doanh nghiệp. Chúng tôi thiết lập các tiêu chuẩn nghiệm thu rõ ràng để khách hàng dễ dàng đối chiếu và kiểm tra. Chính sách bảo hành minh bạch giúp đối tác hoàn toàn an tâm khi triển khai các chiến dịch quảng bá.
Tiêu chuẩn chất lượng in ấn
Logo và bộ nhận diện thương hiệu là tài sản quan trọng, do đó việc thể hiện lên sản phẩm phải đạt độ chuẩn xác cao. Chúng tôi sử dụng công nghệ in ấn tiên tiến để đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất về màu sắc và chi tiết.
- Chuẩn xác về màu sắc: Độ hiển thị màu logo cam kết bám sát tối đa mã màu Pantone hoặc CMYK đã quy định trong hợp đồng (tỷ lệ sai lệch nằm trong mức tương đối cho phép tùy theo đặc tính vật liệu hấp thụ màu như gốm sứ, da, hay kim loại).
- Sắc nét và bền bỉ: Sản phẩm được đảm bảo độ sắc nét cao đến từng đường nét nhỏ nhất, đồng thời cam kết độ bền màu vượt trội của mực in hoặc các nét khắc laser, tuyệt đối không bong tróc rạn nứt.
Các trường hợp được áp dụng bảo hành & Đổi trả
Để mang lại sự an tâm tuyệt đối, Quà Tặng Doanh Nghiệp xây dựng chính sách bảo hành và đổi trả minh bạch nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi thiết thực của khách hàng. Chúng tôi cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm và xử lý đổi trả đối với bất kỳ sản phẩm nào thuộc các nhóm lỗi dưới đây:
- Lỗi do nhà sản xuất hoặc quá trình vận chuyển: Sản phẩm thực tế bị trầy xước, nứt vỡ hoặc phần vỏ hộp đựng quà bị móp méo, biến dạng làm mất thẩm mỹ.
- Lỗi do khâu in ấn: Sản phẩm in sai thiết kế logo, sai vị trí, sai lệch màu sắc vượt mức sai số cho phép, hoặc có hiện tượng nhòe mực, bong tróc mực in.
- Lỗi do sai sót đơn hàng: Hàng hóa được giao không đúng với mẫu mã đã chốt hoặc tình trạng giao thiếu số lượng so với hợp đồng đã ký kết.
Quy trình tiếp nhận khiếu nại
Quà Tặng Doanh Nghiệp luôn ưu tiên bảo vệ trải nghiệm của đối tác nên đã thiết lập sẵn một quy trình giải quyết sự cố chuyên nghiệp và tận tâm. Khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, mọi khiếu nại sẽ được chúng tôi tiếp nhận và xử lý nhanh chóng theo các bước rõ ràng sau:
- Bước 1: Khách hàng cung cấp thông tin: Quý khách vui lòng gửi thông báo lỗi trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hàng, đồng thời đính kèm hình ảnh hoặc video thực tế ghi lại rõ tình trạng của sản phẩm lỗi.
- Bước 2: Quà Tặng Doanh Nghiệp phản hồi: Ngay sau khi tiếp nhận thông tin, đội ngũ chuyên viên của chúng tôi cam kết sẽ đánh giá tình hình và phản hồi lại cho quý đối tác trong vòng 2 đến 4 giờ làm việc.
- Bước 3: Triển khai khắc phục: Tùy thuộc vào tình trạng thực tế, chúng tôi sẽ đưa ra phương án xử lý thỏa đáng nhất (như sản xuất bù lô mới, đổi trả 1 đổi 1, hoặc hoàn tiền tương ứng với tỷ lệ hàng lỗi) và cam kết thời gian hoàn tất khắc phục chỉ từ 3 đến 7 ngày.
Quà Tặng Doanh Nghiệp cam kết mang đến sự an tâm tuyệt đối cho quý đối tác thông qua một hệ thống chính sách khách hàng B2B toàn diện. Các quy định rõ ràng về hóa đơn VAT, vận chuyển và bảo hành in ấn chính là nền tảng vững chắc để xây dựng mối quan hệ hợp tác dài lâu. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp để tạo ra những giải pháp quà tặng hoàn hảo, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.